7 mẹo thông minh để quản lý mức tăng trong trò chuyện Slack

Bị choáng ngợp bởi nhiều cuộc trò chuyện chắc chắn sẽ xảy ra khi nhiều người buộc phải làm việc từ xa. Dưới đây là những cách tốt nhất để đối phó.
7 mẹo thông minh để quản lý mức tăng trong trò chuyện Slack
[Ảnh: Austin Distel / Bapt]
TÁC GIẢ JUSTIN POT6 PHÚT ĐỌC
Tôi không thể tưởng tượng làm việc mà không có Slack. Tôi cũng không biết làm thế nào để hoàn thành bất kỳ công việc nào khi nó mở.

Ranh giới giữa mất tập trung và tập trung mờ nhạt đáng ngạc nhiên, và Slack có thể là ứng dụng mạnh nhất trong tất cả. Điều này không có nghĩa là Slack đã không làm việc dễ dàng hơn. Tôi nhớ câu trả lời dài - tất cả các chuỗi và rùng mình khi nghĩ về việc trở lại những ngày đen tối đó. Nhưng Slack cũng có thể là một thời gian lớn, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Thật dễ dàng để đổ lỗi cho Slack vì điều này và sự thật là ứng dụng này dường như được thiết kế để tạo thành thói quen. Nhưng Slack cũng rất tùy biến và các tinh chỉnh phù hợp có thể giúp bạn kết nối với các dự án quan trọng mà không khiến bạn choáng ngợp.

Nghĩ lại những chủ đề email trước Slack. Điều gì làm cho họ rất khó chịu? Tôi sẽ tranh luận rằng đó là sự thiếu kiểm soát. Nếu ai đó thêm bạn vào chuỗi email, bạn sẽ thấy mọi phản hồi trả lời tất cả cho chuỗi đó. Bạn, người nhận, không có quyền kiểm soát này. Thậm chí tệ hơn, có thể có hoặc không có thông tin liên quan đến bạn bên trong chủ đề mà không thể nói nếu không đọc mỗi email. Điều này có thể nhanh chóng biến hộp thư đến của bạn thành một slog các email bạn cần đọc nhưng có thể hoặc không được hưởng lợi.

Đối với tôi, đây là vấn đề cốt lõi mà Slack giải quyết được nhưng chỉ khi bạn thiết lập nó theo cách phù hợp với bạn. Bạn có quyền kiểm soát kênh nào bạn tham gia, thông báo nào bạn nhận được và nội dung nào hiển thị trong thanh bên. Sử dụng điều khiển đó và bạn có thể làm cho Slack bớt áp đảo hơn. Dưới đây là một số lời khuyên đồng nghiệp Zapier của tôi và tôi đã chọn sau nhiều năm sử dụng Slack.

TÍCH CỰC RỜI KHỎI KÊNH
Slack được sắp xếp thành các kênh. Các tổ chức lớn có xu hướng có rất nhiều trong số họ, thường liên quan đến các nhóm hoặc dự án cụ thể. Theo văn bản này, Zapier có 896 kênh công cộng và tôi chắc chắn hy vọng không ai trong chúng tôi thuộc 896 đội hoặc tham gia với 896 dự án. Nhưng có một cơ hội tốt rằng, theo thời gian, bạn sẽ kết thúc ở nhiều kênh hơn mức bạn có thể theo kịp.

Câu trả lời rất đơn giản: Rời khỏi các kênh mà bạn không cần phải tham gia. Đây là cách dễ nhất để giảm tiếng ồn trên Slack. Đồng nghiệp của tôi David và Katie đồng ý.

Có tất cả các cách bạn có thể kết thúc trong một kênh không hữu ích với bạn. Có thể bạn sẽ được mời bởi đồng nghiệp hoặc người quản lý của bạn. Có thể bạn sẽ tham gia các kênh có vẻ thú vị, chỉ sau này mới biết rằng hầu hết những gì xảy ra đều không liên quan đến bạn. Có thể ai đó sẽ gắn thẻ bạn trong một kênh và bạn sẽ tham gia để bạn có thể đóng góp cho cuộc trò chuyện. Một khi bạn kết thúc trong một kênh, con đường ít kháng cự nhất là ở lại. Đừng. Nếu bạn thấy mình đánh dấu một kênh đã đọc hoặc tắt tiếng trong thời gian dài, hãy nhập / rời và nhấn enter.

Nếu bất cứ ai đặc biệt cần bạn trong kênh đó, họ vẫn có thể gắn thẻ bạn, tại thời điểm đó họ sẽ được thông báo rằng bạn không ở trong kênh. Sau đó, họ có thể quyết định gửi thông báo cho bạn hay mời bạn quay lại kênh. Trả lời câu hỏi của họ, sau đó, và điều quan trọng là rời khỏi kênh một lần nữa.

SỬ DỤNG CÁC CHỦ ĐỀ VÀ HỦY ĐĂNG KÝ KHI CHÚNG KHÔNG HỮU ÍCH
Chủ đề có vẻ khó chịu lúc đầu. Nhưng sử dụng các chủ đề cho phép mọi người quyết định những cuộc trò chuyện mà họ muốn là một phần của. Nó cũng ngăn chặn các kênh trở thành một loạt các cuộc hội thoại chồng chéo.

Ví dụ: Tôi đã bắt đầu một chủ đề trên kênh chính của Zapier trong khi cộng đồng cung cấp ý tưởng cho bài viết này.

Trước khi chủ đề, đây sẽ là một ý tưởng khủng khiếp. Kênh chính của công ty sẽ bị lộn xộn khi nói về các chiến lược của Slack. Tuy nhiên, với các chủ đề, chỉ những người muốn tham gia vào cuộc trò chuyện mới cần xem bất cứ điều gì ngoài thông điệp ban đầu của tôi. Đó là một hệ thống tốt.

Trả lời một chủ đề và bạn sẽ được thông báo khi người khác làm, nhờ phần Chủ đề trong thanh bên. Những người không trả lời chủ đề sẽ không thấy gì.

Điều gì nếu một chủ đề đi quá lâu?

Bỏ một chủ đề là đơn giản. Nhấp vào ba dấu chấm ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Hủy theo dõi chuỗi.

Làm điều này bất cứ khi nào một cuộc trò chuyện diễn ra quá lâu, hoặc khi bạn biết bạn không có gì khác để đóng góp.

THAY ĐỔI CÀI ĐẶT THÔNG BÁO CỦA BẠN
Chúng tôi nói về thông báo rất nhiều, và có một lý do cho điều đó. Thông báo trật bánh tập trung . Đây là lý do tại sao điều đầu tiên mà người dùng Slack mới nên làm là điều chỉnh cài đặt thông báo của họ. Nhấp vào tên tổ chức của bạn ở góc trên bên trái, sau đó nhấp vào Tùy chọn. Bạn sẽ thấy các cài đặt thông báo.

Không, trong mọi trường hợp, sử dụng cài đặt tin nhắn hoàn toàn mới trong một tổ chức lớn. Bạn sẽ không bao giờ có được bất cứ điều gì được thực hiện. Tôi thích cài đặt Tin nhắn, đề cập và từ khóa Trực tiếp vì điều đó có nghĩa là bạn sẽ chỉ nhận được thông báo khi ai đó đang cố gắng liên lạc với bạn. Tuy nhiên, nếu bạn không bao giờ cần phải phản ứng với mọi thứ trong thời gian thực, Không có gì cũng là một lựa chọn vững chắc. Điều này cho phép bạn trả lời tin nhắn theo lịch trình của riêng bạn.

Slack cũng cung cấp một phiên bản di động. Tôi khuyên bạn nên tắt hoàn toàn các thông báo này để bạn không gặp phải các vấn đề công việc ngoài giờ làm việc thông thường. Bạn vẫn có thể đăng nhập vào Slack và trả lời mọi thứ khi bạn tò mò, nhưng điện thoại của bạn sẽ không phát ra tiếng bíp mỗi khi ai đó nhắn tin cho bạn. Điều này làm cho nó dễ dàng hơn rất nhiều để có một sự cân bằng cuộc sống công việc lành mạnh.

Một điều nữa: Tắt dấu chấm màu đỏ .

Nhìn thấy dấu chấm này trong thanh công cụ hoặc thanh tác vụ của bạn chỉ có tác dụng kéo bạn vào Slack khi bạn đang cố gắng làm điều gì đó khác.

KHAI BÁO THANH BÊN CỦA BẠN
Theo mặc định, Slack hiển thị mọi kênh bạn tham gia và cá nhân bạn DM trong thanh bên, điều đó có nghĩa là nó có thể bị lộn xộn nhanh chóng. Đó là lý do tại sao bạn nên tùy chỉnh thanh bên Slack của mình để chỉ hiển thị những gì quan trọng. Nhấp vào tên tổ chức của bạn ở góc trên bên trái, sau đó nhấp vào Tùy chọn theo sau bởi Thanh bên.

Tôi khuyên bạn nên chọn các cuộc hội thoại chưa đọc và được gắn dấu sao để chỉ các kênh chưa đọc hiển thị.

Nếu có một vài kênh và những người bạn muốn xem trong thanh bên, hãy gắn dấu sao cho chúng. Bạn sẽ tìm thấy nút để làm như vậy ở đầu bất kỳ kênh mở nào.

Bạn có thể sử dụng điều này để thu thập các kênh và DM được sử dụng nhiều nhất để chúng luôn hiển thị trong thanh bên. Bất kỳ tin nhắn chưa đọc từ các kênh chưa được gắn sao sẽ hiển thị ngay bên dưới chúng, có nghĩa là bạn sẽ không bỏ lỡ chúng. Đó là một điều đơn giản, nhưng nó khiến Slack bớt choáng ngợp hơn rất nhiều khi nhìn vào tập thể và nhận thức là thực tế.

CÁC MỤC CÓ THỂ SAO (VÀ CÓ THỂ GỬI CHÚNG VÀO DANH SÁCH VIỆC CẦN LÀM CỦA BẠN)
Nói về các ngôi sao: Bạn cũng có thể sao tin nhắn. Tính năng này ban đầu có vẻ như lộn xộn, nhưng đó là một cách tuyệt vời để theo dõi những thứ bạn cần theo dõi. Chỉ cần nhấp vào ngôi sao cho bất kỳ tin nhắn bạn muốn nhớ để theo dõi trên.

Bạn có thể xem tất cả các tin nhắn được gắn dấu sao của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng ngôi sao ở trên cùng bên trái.

Nếu bạn giống tôi, chắc chắn bạn sẽ quên xem lại các tin nhắn được gắn dấu sao của mình. Thay vào đó, tôi gửi của tôi vào danh sách việc cần làm của tôi bằng cách sử dụng Zapier. Tôi sử dụng Todoist, nhưng hãy chọn.

LỊCH TRÌNH THỜI GIAN XUỐNG
Hầu hết các công việc đòi hỏi ít nhất một số thời gian từ đầu xuống, không bị phân tâm. Không có gì có thể kéo bạn ra khỏi thời điểm đó nhiều hơn một thông báo Slack, hay thậm chí chỉ là sự thúc đẩy để kiểm tra Slack.

Vì vậy, đừng để Slack mở liên tục. Sắp xếp thời gian để ngoại tuyến để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ của mình. Bạn có thể tùy ý thay đổi trạng thái của mình để đồng nghiệp biết bạn đang làm gì và khi nào bạn sẽ quay lại. Ví dụ: tôi sử dụng ghim máy chữ để chỉ ra rằng tôi đang viết.

Bạn có thể tự động đặt trạng thái này hoặc bạn có thể tự động hóa quy trình bằng lịch của mình . Ý tưởng là để cho đồng nghiệp của bạn biết rằng bạn sẽ ngoại tuyến trong một thời gian và sau đó thực sự đăng xuất và thực sự làm những gì bạn nói bạn sẽ làm.

TUYÊN BỐ PHÁ SẢN KHI BẠN CẦN
Ngay cả khi bạn làm theo tất cả những lời khuyên này, đôi khi Slack vẫn sẽ không thể theo kịp. Điều này đặc biệt đúng khi bạn trở về sau kỳ nghỉ, nhưng ngay cả trong quá trình làm việc, điều đó có thể xảy ra. Khi có, bạn cần sẵn sàng đánh dấu mọi thứ là đã đọc và tiếp tục.

Phím tắt Shift + Esc sẽ ngay lập tức đánh dấu mọi tin nhắn là đã đọc, cho phép bạn ngừng suy nghĩ về các tin nhắn bạn có thể đã bỏ lỡ và tiếp tục với cuộc sống của mình.

Nó sẽ ổn thôi, tôi hứa.

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Giám đốc điều hành của Daily Harvest tiết lộ bao bì mới, nói về bootstrapping

Chính phủ thích điều chỉnh nhà hàng của tôi. Nhà lập pháp ở đâu khi tôi cần họ nhất?

6 lời khuyên quan trọng để nhận được một cuộc phỏng vấn trực tuyến