4 cách để quản lý nhân viên ở xa khi bạn không biết họ sẽ làm việc ở nhà bao lâu

Christine Trodella của Workplace từ Facebook lưu ý rằng mặc dù chúng ta không thể dự đoán điều gì sẽ xảy ra với thế giới trong vài tháng, vài tuần hoặc vài ngày, những người làm việc từ xa không đi đâu cả và các công ty cần phải thích nghi để duy trì tính cạnh tranh.
4 cách để quản lý nhân viên ở xa khi bạn không biết họ sẽ làm việc ở nhà bao lâu
[Ảnh: Emma Matthews Sản xuất nội dung số / Bapt]
TÁC GIẢ CHRISTINE TRODELLA7 PHÚT ĐỌC
Nhân viên từ xa gần như già như internet, vì vậy chúng tôi đã có hơn một vài thập kỷ để học cách quản lý những nhân viên không có mặt thực tế. Nhưng khi chúng ta thấy xu hướng này tăng lên, rõ ràng việc quản lý hiệu quả một nhân viên có văn phòng của họ ở trong nhà có kết nối internet và máy tính không có nghĩa là có mối quan hệ cộng sinh thực sự giữa người quản lý và người làm việc từ xa của họ -home báo cáo. Nó phức tạp hơn thế nhiều. Trên thực tế, đường cong học tập đã trở nên dốc hơn bất kỳ ai trong chúng ta dự đoán, và nhóm nhân viên cụ thể này tiếp tục bị đánh giá thấp một cách nghiêm túc mặc dù nhu cầu rất độc đáo của họ.

Một cuộc khảo sát gần đây với 2.000 công nhân tiền tuyến và 2.000 nhà quản lý ở Mỹ và Anh cho thấy có sự mất kết nối lớn giữa các công nhân trên tuyến đầu và các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trên thực tế, gần 90% nhân viên này cảm thấy được kết nối với đồng nghiệp trực tiếp, nhưng dưới 15% cảm thấy được kết nối với HQ. Tệ hơn, chỉ 3% cảm thấy được kết nối với bộ C của họ. Sự ngắt kết nối đó đang ảnh hưởng đến dòng dưới cùng. Chưa đến một nửa số công nhân nói rằng họ chia sẻ ý tưởng với các thành viên nhóm cao cấp và hơn một nửa nói rằng họ cảm thấy không có tiếng nói. Điều đó có thể đóng góp cho một môi trường nơi các đề xuất không được trả lời và các ý tưởng sáng tạo bị kìm hãm.

Những con số này cung cấp một số thực phẩm quan trọng cho suy nghĩ. Bạn có nguy cơ mất tài năng từ xa đặc biệt bởi vì bạn không rõ cách quản lý và giữ chân những nhân viên đó tốt nhất, đặc biệt là nếu công việc của bạn từ chính sách của nhà kéo dài hơn dự đoán trước đó? (Mà chúng ta biết nhiều công ty đang phải đối mặt, với COVID-19 ảnh hưởng đến các doanh nghiệp trên toàn thế giới.) Trong cuộc khủng hoảng, hoặc nếu ai đó ở nhà với gia đình, hoặc bị bệnh, v.v., mọi người có thể cần có cách tiếp cận linh hoạt hơn. Để phù hợp hơn với gia đình và công việc nói chung trong thời gian này, hãy thường xuyên đăng ký nhóm để hiểu nhu cầu của nhóm bạn và nhạy cảm với sức khỏe của họ.

Đã đến lúc phải đối mặt với những thách thức này bởi vì tương lai chỉ được phân phối nhiều hơn. Dưới đây là cách lãnh đạo có thể điều hướng môi trường làm việc hiện đại phát triển này và tạo ra một tổ chức coi trọng từng nhân viên.

LÊN TÀU, ĐÀO TẠO VÀ QUẢN LÝ NHÂN VIÊN TỪ XA
Đối với một nhân viên văn phòng, ngày đầu tiên đi làm thường chứa đầy những lời giới thiệu, thiết bị mới và bữa trưa đầu tiên quan trọng. Nhưng ngày đầu tiên cho công nhân từ xa trông rất khác nhau.

Chỉ vì một nhân viên ở xa hoặc không có bàn làm việc không ở văn phòng không có nghĩa là họ không xứng đáng được trải nghiệm và đào tạo trên tàu như những người khác trong nhóm của bạn. Gửi gói chào mừng trong thư cùng với thiết bị cần thiết (nếu có) và bao gồm lịch đào tạo cũng như một số hướng dẫn giới thiệu (ví dụ thông tin đăng nhập cho tài khoản công việc). Cũng bao gồm sổ tay và hướng dẫn phong cách. Chỉ định một cố vấn công việc mà nhân viên mới có thể nhờ giúp đỡ và tư vấn. Tốt hơn hết, hãy tận dụng các công cụ theo ý của bạn, như tạo một bot sẽ tự động đăng ký hàng tháng hoặc tạo một cuộc trò chuyện trực tiếp nơi bạn có thể tận dụng phản hồi trực tiếp, trực tiếp. Toàn bộ doanh nghiệp cũng có thể hưởng lợi từ các công nghệ mới hơn như trí tuệ nhân tạo, thực tế ảo và hơn thế nữa.

Ngay từ đầu, các nhà quản lý của nhân viên từ xa và phân phối nên đặt câu hỏi về sở thích cho những điều nhỏ nhặt tạo ra sự khác biệt lớn, chẳng hạn như phong cách phản hồi và sở thích cuộc họp (ví dụ: họ thích hội nghị truyền hình cho một người hay bắt nhóm up?). Tạo một tài liệu Cách thức làm việc của tôi và yêu cầu các báo cáo trực tiếp của bạn điền vào. Bạn có thể nắm bắt thông tin rất quan trọng, và nó cho thấy bạn đang để tâm, chu đáo và ưu tiên cho những gì phù hợp với họ. Điều quan trọng là thường xuyên liên lạc và kiểm tra bối cảnh. Khi các nhóm bị phân tán, rất khó để biết ai đã tiếp xúc với kiến ​​thức và cập nhật dự án, vì vậy việc củng cố bối cảnh bằng văn bản, trong các cuộc gặp gỡ trực tiếp và các cuộc họp nhóm là rất quan trọng.

Các nhà quản lý cũng nên lập một danh sách nơi các nhân viên ở xa có thể tìm thấy các tài nguyên hữu ích, từ các cập nhật quan trọng của công ty đến cách tiếp cận CNTT cho các vấn đề kỹ thuật. Đảm bảo tổ chức của bạn có các công cụ doanh nghiệp có sẵn trên thiết bị di động và có ít rào cản gia nhập đối với nhân viên tuyến đầu có thể không ở trong văn phòng tại nhà.

KHUYẾN KHÍCH SỰ THAM GIA TRONG KHI LỰC LƯỢNG LAO ĐỘNG CỦA BẠN ĐƯỢC PHÂN PHỐI
Câu nói cũ ra khỏi tầm mắt, hết ý tưởng, chắc chắn có thể áp dụng cho những người không ở trong văn phòng. Thật dễ dàng để những người làm việc từ xa cảm thấy họ không nghe thấy và có thể khó cộng tác với những người không có mặt thực tế.

Có vẻ như rõ ràng rằng cách chính xác để giải quyết sự mất kết nối này sẽ là đầu tư mạnh vào các công cụ cộng tác. Nhưng cuộc khảo sát tương tự cho thấy rằng trong khi 95% các nhà lãnh đạo doanh nghiệp nhận ra giá trị của các công cụ cộng tác, thì chỉ 56% đã đưa chúng ra.

Nếu tổ chức của bạn nghiêm túc khai thác tiềm năng của nhân viên từ xa, họ cần đầu tư vào các công nghệ tốt nhất để đảm bảo các công cụ cộng tác không chỉ được đề xuất mà được kết hợp vào tất cả các quy trình để đảm bảo rằng tất cả công nhân, từ xa hoặc tại HQ, có thể có đóng góp của họ nhìn thấy và nghe thấy như nhau.

Vậy tại sao không biến điều này thành một quy trình thú vị cho lực lượng lao động của bạn trong khi họ làm việc phân tán? Có thể tạo ra một công việc trên toàn công ty, nơi bạn muốn có ngày và yêu cầu nhân viên của bạn gửi ảnh cho nhóm nhân sự của bạn để họ đăng lên diễn đàn công ty ở đâu đó để giới thiệu tất cả các địa điểm và cách thức khác nhau mà đồng nghiệp của bạn làm việc, thực hành tốt nhất hoặc hack công việc tại nhà mà các đồng nghiệp có thể chia sẻ với nhau.

Nhân viên từ xa cũng cần được đưa vào những thứ như các cuộc họp tất cả được tổ chức bởi Giám đốc điều hành thông qua hội nghị truyền hình và Hỏi & Đáp có thể được xem trực tiếp hoặc đánh dấu để xem sau trong các múi giờ địa phương.

THÍCH NGHI VỚI MÔI TRƯỜNG THAY ĐỔI VÀ VĂN HÓA LÀM VIỆC
Khi các tổ chức trở nên toàn cầu hơn và ngày càng di động, các nhà lãnh đạo cần những cách mới để xây dựng, mở rộng quy mô và duy trì văn hóa trong các tổ chức của họ. Công nghệ là chìa khóa để tạo ra một nền văn hóa cởi mở, minh bạch. Rốt cuộc, khi bạn kết nối mọi người và cung cấp cho họ quyền truy cập thông tin, bạn có thể thay đổi văn hóa và chuyển đổi doanh nghiệp của mình. Không có gì ngạc nhiên khi làm việc một mình có thể bị cô lập, vì vậy điều quan trọng là tận dụng công nghệ phù hợp không chỉ kết nối tất cả mọi người, mà còn khiến họ cảm thấy hiện diện.

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là một phần có ảnh hưởng ở đây. Người dân làm cho tác động lớn nhất. Nếu bạn có sứ mệnh và tầm nhìn của bạn được viết trên trang web của bạn, hãy cung cấp một số swag cho nhân viên từ xa của bạn để giữ bàn làm việc tại nhà của họ, ví dụ, in trên lịch, chai nước, notepad, v.v. tìm kiếm một kết nối với nhau nhưng với chính tầm nhìn mà họ tin tưởng khi chấp nhận vai trò hiện tại của họ.

GIÚP TƯ DUY CỦA NGƯỜI QUẢN LÝ THAY ĐỔI VỀ CÁC TỔ CHỨC PHÂN TÁN / TỪ XA
Các nhà quản lý, giám đốc điều hành và lãnh đạo C-suite nên tập trung vào nơi tài năng tốt nhất cư trú và nhận ra rằng những nhân viên đó có thể không phải lúc nào cũng được đặt trong trụ sở công ty hoặc văn phòng địa phương. Ngoài ra, khi thế giới thay đổi, nó có thể là một biện pháp phòng ngừa an toàn hoặc yêu cầu phải được thực hiện và có thể được kéo dài do các điều kiện bất ngờ.

Điều này có nghĩa là hiểu rằng những gì tốt nhất cho tổ chức của bạn có thể có nghĩa là cho phép nhân viên trên toàn cầu phù hợp nhất để đáp ứng lợi nhuận của bạn, hỗ trợ khách hàng và phục vụ doanh nghiệp của bạn, từ bàn làm việc hoặc tiền tuyến. Lãnh đạo cũng phải nắm lấy điều này và đảm bảo rằng nhân viên biết rằng chất lượng công việc của họ sẽ vẫn quan trọng hơn vị trí họ đang hoàn thành công việc. Khi lãnh đạo khuyến khích một tổ chức có tư duy cầu tiến, bạn sẽ giữ chân và thu hút những nhân viên có cùng chí hướng, cuối cùng trở thành những đồng nghiệp tuyệt vời.

Khi có các cuộc họp hàng năm, nhân viên từ xa và phân phối cần phải có mặt ở đó. Và nếu họ không thể tham dự các chức năng ngày lễ, hãy đảm bảo làm cho họ cảm thấy được nhìn thấy và có giá trị bằng cách gửi một điều trị (cookie có thể làm nên điều kỳ diệu). Hãy nhớ rằng tất cả các đặc quyền của một nhân viên tại văn phòng mở rộng cho các nhân viên phân phối và từ xa.

Khi trở thành một tổ chức phân tán, lợi ích vượt xa các thách thức. Bí quyết là có được chiến lược về các công cụ theo ý của bạn và đảm bảo nhóm lãnh đạo của bạn được trang bị một bộ công cụ để quản lý tốt nhất các báo cáo trực tiếp của họ, cho dù tại văn phòng hay trực tuyến. Bạn cũng sẽ cần thay đổi suy nghĩ của tổ chức để nhận ra rằng các nhóm vượt ra ngoài những người trong văn phòng.

Các nhóm lãnh đạo và quản lý cũng cần đảm bảo họ đang thu thập phản hồi và tình cảm về các nhân viên phân phối mà họ quản lý. Điều đó sẽ đảm bảo rằng các văn phòng công ty nhận thức được các điểm đau và cách kết hợp tốt nhất và cung cấp phản hồi với mục tiêu tạo ra một môi trường hợp tác, hợp tác, ưu tiên giao tiếp và hỗ trợ mở.

Mặc dù chúng tôi không thể dự đoán những gì sẽ xảy ra với thế giới trong vài tháng, vài tuần hoặc vài ngày, chúng tôi có thể theo xu hướng chỉ ra rằng những người làm việc từ xa sẽ không đi đâu cả, và các công ty cần phải thích nghi để duy trì tính cạnh tranh. Hy vọng, các nhóm lãnh đạo sẽ trang bị cho các nhà quản lý các công cụ để cảm thấy được lắng nghe, thu thập phản hồi, ăn mừng chiến thắng, hiểu sở thích công việc và đảm bảo kết nối với trụ sở toàn cầu.

Nhận xét

Bài đăng phổ biến từ blog này

Giám đốc điều hành của Daily Harvest tiết lộ bao bì mới, nói về bootstrapping

Chính phủ thích điều chỉnh nhà hàng của tôi. Nhà lập pháp ở đâu khi tôi cần họ nhất?

6 lời khuyên quan trọng để nhận được một cuộc phỏng vấn trực tuyến